《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》
（GB/T 29194-2012）

本標準按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

本標準由國家密碼管理局提出并歸口。

本標準起草單位:國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室、中國人民大學信息資源管理學院。

本標準主要起草人:任守信、錢毅、劉越男、梁凱、李澤鋒。

電子文件(ElectronicRecords)是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中,通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件生命周期中的任何管理行為均應(yīng)以維護文件與業(yè)務(wù)活動、文件之間以及文件組成部分之間的聯(lián)系為基本原則,這些管理行為最終都要在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)。電子文件管理系統(tǒng)(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)是應(yīng)用于電子文件形成單位,旨在捕獲電子文件并實施維護、利用和處置的專業(yè)系統(tǒng)。

為指導電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用,提升系統(tǒng)環(huán)境下文件管理的規(guī)范化水平,現(xiàn)借鑒國際上同類標準,結(jié)合我國電子文件管理實際,制定本標準。

本標準規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)通用的功能性要求,不包括系統(tǒng)設(shè)計和實施的具體要求,不規(guī)定實現(xiàn)系統(tǒng)功能的平臺和具體技術(shù),不規(guī)定詳細的實施細則,也不規(guī)定系統(tǒng)測試相關(guān)事項。

本標準適用于機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織對電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)、使用和評估,適用于相關(guān)企業(yè)和科研院所開展相關(guān)的科研和教學活動。